전자문서교환(EDI : Electronic Data Interchange)

전자문서교환(EDI : Electronic Data Interchange)

EDI(Electronic Data Interchange)란 거래 당사자가 인편이나 우편에 의존하는 종이서류 대신 컴퓨터로 수출 승인서 등의 행정서류 및 상업송장 등의 상거래 서식을 서로 합의한 표준양식에 맞추어 상호 교환하여 재입력 과정 없이 직접 업무에 활용할 수 있도록 하는 새로운 정보전달방식을 말한다.

EDI는 일상의 거래 처리를 위해 교환되는 거래 문서를 양측의 컴퓨터와 통신망을 통해 문서가 아닌 컴퓨터가 이해할 수 있는 데이터로 직접 전송하는 정보교환을 의미한다. 즉, EDI는 컴퓨터의 고속 사무처리 능력과 데이터 통신 기술을 결합한 것으로 종전의 주문서, 송장, 선적 요청서 등 행정서류를 국제적으로 통용될 수 있는, 또는 합의된 단일 양식의 통신 표 준에 따라 전자신호로 대체, 인간의 개입 없이 거래상대방 컴퓨터에 직접 전달하는 것이다. 이로써 기업간 거래의 시간단축과 정확성 향상, 비용절감 등을 큰 폭으로 실현함은 물론 각종 공산품의 주문, 생산, 납품, 유통 등 모든 단계에서 혁신적인 생산성 향상과 대고객 서비스의 수준향상을 가능케 하는 시스템이다. 이는 EDI의 목표이기도 하다.

따라서 EDI의 도입은 보다 신속하고 정확하며 저렴한 거래문서 교환의 새로운 수단을 마련해 줄 수 있으며, 날로 확대되는 기업 활동 영역과 거래건수의 증가에 따라 문서처리 위주로 된 기존 거래방식을 완전히 대체할 수 있을 것으로 판단된다.

거래 업체간에 상호 합의된 전자문서표준을 이용하여 인간의 조정을 최소화한 컴퓨터간의 구조화된 데이터 전송을 의미, 소요시간이 적게 걸리며, 정확하고 노동량 감소를 가져옴.

* EDI의 등장배경

: 다품종 소량화가 진행됨에 따라 소량유통이 빈번한 남품요구가 많아져 전달정보의 소단위 대량화가 진행되고 동시에 리드타임의 단축이 요구

* EDI의 도입효과

① 생산성향상 : 수작업에서 전자메세지로 신속 정확 전달로 시간절약 / ② 이윤의 증대 / ③ 무역업무 처리비용의 절감 / ④ 부대효과의 발생

* EDI의 물류에의 적용 : 물류기관간 컴퓨터에 의한 주문, 배송, 보고 등

* EDI의 기대효과

① paperless, 오류감소, 비용절감 ② 사무처리 비용 및 인건비의 감소 ③ 주문 cycle 단축, 재고관리비 감소 ④ 업무 처리시간 단축

⑤ 고객의 요구에 효율적으로 대응 ⑥ 거래 상대방과 정보의 공유로 협력관계 증진 ⑦ 사무인력의 생산성 향상